ptvi
E-Invoice System

E-Invoice hadir dari sebuah inisiatif PT Vale Indonesia untuk mencakup proses penerimaan invoice yang lebih andal.

Tentang E-Invoice

Besarnya peranan rekanan bisnis dalam keberlangsungan bisnis PT Vale Indonesia. Mendorong kami untuk menciptakan alur transaksi bisnis menjadi lebih optimal dengan menerapkan penerimaan invoice yang efektif dan efisien.

Rekognisi

Hadir dengan teknologi OCR (Optical Character Recognition) dapat meningkatkan akurasi data dan informasi dalam menangkap informasi invoice yang dikirimkan.

Digitalisasi

Mengurangi penggunaan kertas menjadikan sistem ini lebih ramah lingkungan serta efisien. Proses digitalisasi juga akan menghemat ruang penyimpanan dalam bentuk fisik.

Otomasi

Mencocokan data Faktur Pajak dengan data Dirjen Pajak serta mengirimkan notifikasi untuk status invoice secara otomatis.

Apa yang Baru?

Inisiatif ini tentunya akan terdapat beberapa perubahan yang perlu diperhatikan terutama dalam proses pengiriman invoice. Perubahan tersebut adalah:
Proses penagihan invoice dilakukan dengan mengirimkan invoice ke alamat email ptvi.invoice@vale.com. Alamat email accountpayable@vale.com tidak lagi digunakan untuk penerimaan invoice
Invoice bersama dokumen pendukung lainnya dilampirkan dalam satu file PDF.
Summary POGR/SES adalah dokumen baru yang harus dilampirkan dengan invoice yang ditagihkan. Berikut penjelasan terkait Summary POGR/SES
Terdapat email notifikasi yang akan dikirimkan ke alamat vendor ketika barang diterima dan invoice diterima atau ditolak oleh sistem.

Tata Cara Pengiriman E-Invoice

Sebelum mulai mengirimkan e-invoice, pastikan sudah menerima informasi Nomor Goods Receipt (GR) dan Nomor Service Entry Sheet (SES). *Nomor GR akan dikirimkan secara otomatis ke alamat email yang terdaftar pada sistem kami.
Siapkan dokumen-dokumen yang perlu dilampirkan dalam mengirimkan invoice. Baca terkait Kelengkapan dan Persyaratan
Jika dokumen yang diperlukan telah lengkap, gabungkan dokumen-dokumen tersebut sehingga menjadi satu file dokumen dalam format PDF.
Kirim invoice ke alamat email ptvi.invoice@vale.com dengan melampirkan satu invoice pada tiap email. Jika penagihan lebih dari satu invoice, kirimkan dalam email terpisah.
Beri subyek yang berisikan informasi nama perusahaan, nomor invoice dan nomor Purchase Order untuk memudahkan dalam tracking invoice jika terjadi kendala.
Setelah dikirim, anda akan menerima 2 kali notifikasi dengan subject Email Acknowledgement yang berarti email sudah diterima oleh sistem dan Invoice Accepted Completely yang berarti invoice sudah selesai di validasi dan dinyakan lengkap dan benar.
Pembayaran akan dilakukan sesuai term of payment yang berlaku sejak invoice dinyatakan lengkap dan benar.

FAQ

Pastikan jika invoice berada di halaman paling depan, efaktur dan dokumen pendukung lainnya mengikuti.
Pada sistem kami tidak ada batas maksimal dalam pengiriman invoice. Hanya saja perlu diperhatikan pada tiap penyedia layanan e-mail memberikan batas maksimal yang berbeda. Seperti contoh google (gmail) memberikan batas maksimal yaitu 25mb dalam satu email.
Setelah invoice dinyatakan lengkap dan benar, sistem akan mengirimkan notifikasi ke alamat email terdaftar.
Saat ini vendor yang masuk ke program E-Invoice dilakukan secara bertahap. Tim kami akan menghubungi terkait dengan perubahan dan jadwal pelaksanaan E-invoice.
Lihat selengkapnya

Tax Information

npwp Informasi sekitar pajak:
Tarif PPN atas barang atau jasa pada PO sesuai aturan pajak pertambahan nilai yang berlaku saat ini di Indonesia.
UU Harmonisasi Peraturan Perpajakan dapat diakses di sini.
Per 03 2022 tentang Perubahan terakhir penerbitan faktur pajak dapat diakses di sini.

Sesuai dengan aturan Per 11/2022 yang berlaku per 1 September 2022 pasal 6 & 7 yang mengubah aturan sebelumnya Per 03/2022 tentang alamat faktur pajak pembeli barang/jasa kena pajak sesuai lokasi sesungguhnya barang kena pajak/jasa kena pajak diserahkan hanya jika barang kena pajak/jasa kena pajak diserahkan ke Kawasan tertentu atau tempat tertentu yang mendapat fasilitas pembebasan PPN & PPNBM atau PPN & PPNBM tidak dipungut.

Maka berdasarkan aturan perubahan di atas dan kondisi aktualnya dimana Jakarta, Sorowako, Pomalaa dan Bahodopi bukan termasuk Kawasan yang dimaksud dalam Per 11/2022 tersebut maka untuk faktur pajak yang diterbitkan para rekanan yang tertanggal 1 September 2022 kembali menggunakan alamat sesuai NPWP Pusat PTVI.

Vale logo

E-Invoice